Первая сессия тренинга: как сделать ее максимально эффективной?

Первая сессия тренинга – это и знакомство, и определение ожиданий, и мотивация участников, и много еще чего…
Это первое впечатление, от которого зависит многое, и главное – удастся ли тренинг, не обманутся ли ожидания участников тренинга, будут ли достигнуты цели тренинга?

Как же сделать ее эффективной и успешной? Каким образом решить неизбежные трудности, связанные с неоднородностью тренинговой группы, разным личным и профессиональным опытом, разными социальными ориентирами и точками зрения?

Давайте по порядку.

Начнем с предварительного плана первой сессии тренинга и временного менеджмента.

Важным моментом является время начала тренинга. С одной стороны, одно должно быть комфортным для всех участников тренинга, с другой стороны тренинг не должен начинаться слишком поздно, поскольку нужно еще помнить и об окончании тренингового дня, и об общем времени, отведенным на тренинг.

Сразу договоримся, что говорим о тренинге классическом, который происходит во время рабочего дня, и длится целый день (или же 2-3 дня), опуская особенности краткосрочных тренингов, которые могут длиться 5-6 часов или же на протяжении нескольких дней в вечернее время.

Вне зависимости от места проведения тренинга, особенностей тренинговой группы и самого тренинга (открытый или корпоративный), оптимальное время начала тренинга – между 9.00 и 10.00 утра.

Начало тренинга раньше обоснованно, как правило, только в случае корпоративного тренинга при условии, что рабочий день в компании начинается в 8.00 утра. Тогда не возникает проблем с опозданиями и необходимости корректировать личный распорядок дня участникам тренинга.

Также при планировании времени начала тренинга следует обращать внимание на то, где проходит тренинг – в большом городе (Киев, Москва, Донецк) или же в городе с меньшим числом населения. В городах с населения от 500 тис наиболее оптимально планировать начало тренинга на 10.00 утра.
В городах с меньшим населением можно начинать тренинг в 9.00 или же 9.30. Связано это со спецификой города, привычками людей, проблемами с транспортом.

К примеру, в Киеве практически невозможно начать тренинг раньше 10.00, не рискуя стать свидетелем опоздания половины тренинговой группы.

Кроме того, важно предусмотреть перед началом тренинга 20-30 минут для регистрации участников тренинга, особенно в случае открытого тренинга и информация о начале регистрации участников обязательно должна присутствовать в анонсах тренинга.

Итак, время начала тренинга определено, участники пришли, зарегистрировались, тренинг начинается…

Что же дальше?

А дальше - презентация темы тренинга, тренеров, тренинговой компании, особенностей работы компании.

К сожалению, очень часто эти важные моменты упускаются, но это неправильно – по умолчанию считается, что участники тренинга проинформированы о теме тренинга и о том, кто и зачем его проводит, но на практике часто бывает по-другому, поэтому совсем не лишним будет еще раз на этом остановиться.

Первым этапом должно быть озвучивание темы тренинга. И не просто озвучивание, а фиксирование на ватмане или флип-чарте, и эта информация должна находиться на видном месте, на протяжении всего тренинга, сколько бы дней он ни длился.

Сейчас тренеры активно используют презентационную технику, и стараются дать максимум информации в виде Power Point презентаций.

Без сомнения, такая форма подачи материала удобна и эффективна, но: участники тренинга должны запомнить полученную информацию, пользоваться полученным материалом все время тренинга.

Как известно, человеческая память склонна замещать более свежей информацией более отдаленную во времени, и очень часто после получасовой презентации мы уже не помним, что было на первых слайдах.

Конечно же, вся эта информация будет у участников тренинга в раздаточных материалах, но основные элементы должны остаться в памяти сразу и надолго. Поэтому тема тренинга должна быть доступна во время всего проведения тренинга.

Если тема тренинга не меняется, тренинг проводится не впервые и будет проводиться неоднократно, стоит изготовить плакат с темой тренинга в качественном полиграфическом исполнении и использовать на каждом тренинге по этой теме.
Если же ситуация иная или нет возможности полиграфического оформления, стоит использовать ватман формата А1, маркеры и скотч для оформления и размещения темы тренинга на видном месте.

Идем дальше...

А дальше – представление тренера или тренеров. Вопрос “один тренер, два или больше?” мы детально рассмотрим в следующем статье. Сейчас остановимся на наиболее распространенных практиках: один тренер и пара тренеров.

Если тренер один, то все просто и понятно – он сам себя и представляет. Если тренеров пара, то нужно для себя определить: каждый представляет сам себя или же тренеры представляют друг друга.

И тот, и другой варианты равно обоснованны, но нужно помнить: если пара тренеров работает долго, то проблем с представлением нет.
Если же тренинговая компания большая, и пара тренеров может часто меняться (лично в моей практике так и происходит: тренерская команда состоит из 16-ти человек и часто о том, кто будет в паре, узнаешь тогда, когда уже едешь на тренинг), стоит предоставить право представления каждому тренеру лично.

Полнота представления зависит от специфики тренинга, тренинговой группы, целей тренинга, но стоит все-таки представлять себя не только в формате ФИО, но и несколько слов сказать о профессиональном опыте как тренера, опыте относительно темы тренинга, т. д…

Обязательно нужно коротко представить тренинговую компанию или группу, которая проводит тренинг: специфику работы, опыт, персонал – все, что помогает формировать позитивный имидж компании и поможет в будущем получить заказы на тренинги.

Опять таки, такую краткую презентацию компании можно проводить как в формате Power Point презентации, Flash-ролика, так и вербально, но этот элемент должен присутствовать обязательно!

Сколько времени занимает этот этап? Максимум - 5 минут! Больше не стоит, ну а меньше при профессиональной и качественной подготовке не получится…

Ну что же, тема тренинга известна, тренеры и тренинговая компания представлены, но мы еще практически ничего не знаем о тренинговой группе! Поэтому - продолжаем знакомство.
Как мы уже говорили раньше, оптимальное количество участников тренинговой группы 14-18 человек. И с каждым мы должны познакомиться.

Как это сделать, каким именно методом? Как правило, профессиональные тренеры решают этот вопрос “по настроению”, исходя из конкретной ситуации.

Но все-таки, во время знакомства мы должны услышать от каждого участника тренинга его имя и фамилию, немного о его опыте относительно темы тренинга, о месте работы, можно попросить рассказать о чем-то сугубо личном: хобби, интересы, или попросить нарисовать себя или какой-то предмет или явление, с которым себя ассоциирует человек, и попросить объяснить ассоциацию.

Кроме того, человек может делать это относительно себя или же после краткого общения в парах относительно партнера.

Одним словом, формат знакомства с тренинговой группой может быть разнообразным, но все участники тренинга должны получить возможность рассказать о себе и максимально много услышать о тех людях, с которыми предстоит учиться и работать на протяжении одного или нескольких следующих дней.

Обязательно следует обратить внимание на наличие бейджей с, как минимум, именем участника тренинга.
Если не удается подготовить их заранее – не страшно, на практике не всегда удается это сделать, но тогда участники должны получить пустые бейджи и маркеры и сами написать свои имена на них перед знакомством: это серьезно упрощает работу и тренера, и тренинговой группы, поскольку запомнить имена всех сразу тяжело, а наличие бейджа с именем автоматически решает этот вопрос.

Время проведения такого знакомства будет зависеть от используемых методов. В среднем стоит рассчитывать до 1 минуты на человека, что в сумме займет около 15-ти минут.

Вот мы и познакомились. Каждый получил возможность высказаться, все одинаково информированы о теме тренинга, можно начинать работать, но!...
Самое время разработать правила, по которым будет жить и работать тренинговая группа на протяжении тренинга.

Казалось бы, все и так понятно, давайте же учиться!, но практика показывает, что у каждого человека свои представления о том, как должен тренинг проходить, как нужно вести себя в группе и совсем не лишним будет основные правила выработать вместе.

Во первых, если участники тренинга смогут лично сформулировать правила своего поведения, они и будут стараться им следовать.

Во вторых, мы даем возможность проявить себя, сформулировать свое мнение.. А кому же не нравится, когда их слушают?!

В третьих, тренеры в самом начале смогут определить как лидеров, так и людей, которым трудно раскрыться, которые испытывают определенное смущение и во время последующих сессий поработать активнее с этими людьми, помочь им раскрыться и почувствовать себя “в своей тарелке”.

Сколько должно быть таких правил? Да столько, сколько захотят участники тренинга. Хотя очень часто участники не сразу начинают активно работать, и тренер должен быть готов немного помочь группе: озвучить два-три нужных для тренинга правил.

Например, не опаздывать, уважать мнение других участников, говорить “по сути”, говорить не дольше 1-й минуты, отключить мобильные или же перевести телефоны на вибро-режим…

Тут также следует помнить, что правила действительны на протяжении всего тренинга, и поэтому должны быть доступны участникам постоянно. Поэтому – используем еще один ватман А1, на котором записываем правила и размещаем на видном месте.

Конечно же, можно придумать много разнообразных правил и заниматься этим долго, но оптимальное количество 5-10, и время выработки правил – 2-3 минуты.

Идем дальше. Важнейшим элементом является определение ожиданий участников тренинга: что же они хотят узнать, чему научится на протяжении тренинга? За чем они сюда пришли?

Этот этап может осуществляться с использованием разнообразных методов (записать на стикерах, на ватмане, просто озвучить и с помощью тренера зафиксировать на ватмане), но результатом должен быть перечень ожиданий, который в конце тренинга даст возможность оценить, какие ожидания осуществились, что не получилось, что стоит добавить или же изменить.

Стоит заметить, что вопрос относительно ожиданий от тренинга может быть включен в этап знакомства с участниками. Выбор варианта зависит от тренера, но все-таки более правильно определение ожиданий провести отдельным этапом.
Необходимое время на этот этап – 5-10 минут.

Следующим этапом после определения ожиданий является презентация программы тренинга и определение организационных вопросов.

Важно заметить, что программа проведения тренинга должна быть у каждого участника тренинга с самого начала и независимо от того, раздаются материалы тренинга сразу или в конце. Это снимет много организационных вопросов и позволит участникам тренинга планировать свое время.

Во время презентации программы тренинга тренеры должны дать ответы на следующие вопросы:
· Сколько дней проходит тренинг?
· Когда начинаются и заканчиваются сессии?
· Когда начинаются и заканчиваются кофе-паузы, где они происходят?
· Где и как происходит обед?
· Где находятся туалеты, места для курения, т.д.?
· Дать краткие характеристики сессиям тренинга и рассматриваемым на протяжении сессий вопросам.?

Последний пункт стоит соотносить с ожиданиями участников от тренинга, которые наработаны на предыдущем этапе.
Время проведения этого этапа – до 5 минут.

Итак, какова же временная структура вводной части первой сессии тренинга?

Презентация темы тренинга, тренеров, тренинговой компании, особенностей работы компании – 5 минут
Знакомство с участниками тренинга – 15 минут
Правила – 3 минуты
Ожидания – 10 минут
Презентация тренинга – 5 минут

Итого - 38 минут

Именно из этой длительности и стоит исходить во время разработки тренинга: 40 минут на вводную часть первой сессии тренинга.

Ну а следующие 40-50 минут – собственно начало тренинга: определение основных понятий, погружение в предметную область тренинга, мини-лекция, работа в малых группах – конкретный метод зависит от темы тренинга и плана проведения тренинга.
Но об этом мы будем говорить в следующих статьях…

А теперь подведем итог:

начало тренинга, его вводная сессия должны дать возможность познакомиться участникам тренинговой группы, сформировать одинаковое представление о целях тренинга, предоставить возможность всем проявить себя и почувствовать хоть возможно еще и не сработанной, но все-таки командой и максимально мотивировать участников тренинга на следующих сессиях работать активно и стараться достигнуть результатов тренинга.

Ну а тренеры во время первой сессии должны для себя определить портрет группы, сильные и слабые места, сопоставить ожидания участников целям тренинга и при необходимости оперативно откорректировать наполнение сессий тренинга для достижения максимальных результатов.

Тренинг или семинар: что лучше?

Семинар, тренинг, открытая лекция, мастер-класс – подобные термины, связанные с обучений, мы встречаем довольно часто.

В некоторых таких мероприятиях мы принимаем участие потому, что нам это интересно или необходимо. В некоторых нам приходится принимать участие, потому что так надо – шефу, руководству, родным или кому – ни будь еще…

За обучение в каких-то из них мы платим деньги, куда-то приглашают бесплатно. Иногда мы довольны результатом, а иногда бывает спрашиваем сами себя – а что же мы здесь делали и что же здесь делали другие люди?

В самом деле, как разобраться в массе предложений, как адекватно оценить то, что нам предлагают, и что же мы вправе ожидать от участия в том или ином обучающем мероприятии?

Анализируя рынок предложений обучающих услуг, чаще всего мы сталкиваемся с терминами "семинар" и "тренинг". Что же в них общего, в чем различие, что больше подходит нам в той ли иной ситуации?

Давайте разбираться!

Довольно часто в практике организации и проведения тренингов и семинаров приходится сталкиваться с проблемой корректного и точного понимания этих терминов.

Причины подобной ситуации лежат, скорее всего, в том, что понятие семинара, как процесса получения определенной информации, большинству из нас известно практически со школьной или институтской скамьи: собирается группа людей, которые, как правило, имеют определенную теоретическую подготовку относительно темы семинара, присутствует преподаватель, который, как правило, знает больше относительно рассматриваемой темы, и происходит обмен информацией между участниками семинара.

Часто, особенно в последнее время, под семинаром мы понимаем процесс получения информации от того же преподавателя/специалиста/ведущего/спикера относительно темы семинара с возможностью задать свои вопросы или же немного поделиться опытом и услышать от специалиста определенные советы или оценку наших действий.

Кроме того, происходит определенное общение “в кулуарах”, во время кофе-пауз, когда участники тренинга очень часто получают намного больше интересующей именно их информации, обмениваясь опытом, знаниями и просто мыслями, предположениями и предложениями между собой.

Не умаляя ценности и полезности получения знаний в форме проведения семинаров, давайте все-таки рассмотрим, какими преимуществами обладает тренинг как форма получения знаний.

Какой-то единой и четкой формулировки, а что же все-таки являет собой тренинг, предлагать здесь, наверное, не стоит, поскольку их немало, но все-таки можем говорить, что:

Тренинг – это интерактивная форма обучения взрослых (как правило), в процессе использования которой участники имеют возможность получить новые знания, обменятся имеющимися у них знаниями и, что немаловажно, опытом, и главное – приобрести практические навыки использования полученных знаний.

Интерактивность не стоит понимать лишь как использование ноутбука, проектора и презентаций в процессе изложения материала – все перечисленное всего лишь вспомогательный инструмент выдачи информации, который воздействует на один из каналов восприятия информации человеком.

Под этим термином здесь нужно понимать использование методик, которые позволяют осуществить обмен информацией в режиме диалога, с эффективной обратной связью, обмен информацией внутри малых групп, между всеми участниками группы.

Дело в том, что просто получить какой-то объём информации мы можем и не прибегая к помощи ее озвучивания преподавателем/специалистом/ведущим/спикером – благо возможностей таких сейчас много, и Интернет – первый в этом помощник.

Поэтому сегодня на первый план в образовательном процессе выходит совсем другое – умение использовать полученные знания на практике, и не просто использовать, а суметь с помощью полученных навыков извлечь максимум пользы в повседневной жизни (очень часто - увеличить прибыль от бизнес-процессов, где эти навыки используются или оптимизировать процесс получения прибыли, что почти одно и то же…)

Каким же образом тренинг достигает именно такой цели – приобретения и закрепления новых навыков?

Именно благодаря использованию интерактивных методик, которые предусматривают работу группы участников тренинга над решением конкретных задач под общим руководством тренера. И не просто работу, у которой есть определенный результат, а обязательно представление/презентацию этого результата, анализ сильных и слабых сторон полученного решения.

Именно в таком процессе каждый участник имеет возможность проверить имеющиеся у него знания, поделиться своим опытом и, конечно же, применить только что полученные знания на практике, получить результат и тут же сравнить его с желаемым результатом, результатами работы других групп, услышать мнение других людей и оценку тренера.

Несколько слов о тренере. Наверное, нет смысла говорить о том, что он должен быть профессионален – это вроде бы и так понятно. Но на практике очень часто, к сожалению, именно из-за определенных проблем с тренером и не достигаются основные цели тренинга.

Что же значит – профессиональность /или компетентность тренера??

Во-первых, и без сомнения, тренер должен быть профессионалом в области, к которой относится тема тренинга. Он должен иметь громадный практический опыт, а не только теоретический, что очень часто мы можем видеть на семинарах. Хотя именно на семинарах это и допустимо, поскольку цель все-таки немного другая…

Во-вторых, и этот фактор не менее важен, он должен быть профессиональным тренером. Умение донести свои знания до слушателя и сделать эти знания достоянием слушателя совсем не обязательно сочетаются в одном человеке, владеющим этими знаниями.

Наверное, Вы не раз сталкивались с ситуацией, когда опытный, знающий человек не в силах объяснить, почему нужно делать именно так или по-другому… Он просто не умеет этого объяснить, хотя он профессионал в какой-то практической области …

Именно второй фактор очень часто становится проблемой.

Пример: компания просит (или обязывает) начальника отдела, профессионала в своем деле, у которого все прекрасно получается и опыт огромный, провести семинар по тому или иному вопросу для сотрудников аналогичных отделов других подразделений или же новых сотрудников.
Семинар проводится, деньги использованы, люди потратили рабочее время, а результат…. Профи, в конце концов, предпочитает сделать все сам, нежели пытаться как-то обучить других.
Знакомая ситуация?

Также немаловажным фактором являются критерии формирования тренинговой группы. Уровень подготовки участников, гендерная характеристика, возрастные параметры, мотивация участников тренинга и многое другое – все это влияет на конечный результат тренинга и на качество достижения целей тренинга.

Говоря в этой небольшой статье о различиях между семинаром и тренингом, стоит упомянуть о таких разновидностях тренинга, как открытый тренинг и корпоративный тренинг.

Открытый тренинг предусматривает обучение в нем людей, как правило, не знакомых между собой в отличие от тренинга корпоративного, в котором участвуют в основном представители одной компании, большинство из которых, как правило, обычно уже знакомы.

Для семинара этот фактор практически не играет роли, поскольку люди, скорее всего, так до конца и не перезнакомятся, и потребности такой на семинаре нет.

Для тренинга же этот фактор очень важен, поскольку большинство методик предусматривает работу в группах, и межличностные отношения начинают играть значительную роль. Именно от того, какую атмосферу удастся создать в начале тренинга, как будет удаваться обходить конфликты, нивелировать возрастные, служебные, психологические различия между членами тренинговой группы (а они всегда есть, к сожалению), и будет в немалой мере зависеть общий результат тренинга…

Без сомнения, даже в этом небольшом материале затронуты многие, хотя далеко и не все вопросы, которые относятся к такой форме обучения, как тренинги и семинары.

Практически каждый абзац заслуживает отдельной, и немалой статьи и, конечно же, дискуссии – надеюсь, будут и следующие статьи, и дискуссии ...

Подводя итог, все таки давайте примем для себя на будущее:
и семинар, и тренинг – это формы обучения, каждая из которых может эффективно использоваться. При этом: семинар более направлен на получение и обмен знаниями, тренинг же, кроме достижения этих важных целей должен дать участникам НОВЫЕ практические навыки или же хотя бы усовершенствовать уже имеющиеся…